Onboarding-Prozess: Der Vier-Phasen-Plan

Von einem gut strukturierten Onboarding-Prozess profitieren Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Der Einstieg ins neue Unternehmen gelingt einfacher, Produktivität und Zufriedenheit sind sofort hoch. Wie die Einarbeitung abläuft, zeigt dieser Artikel.  

 Damit neue Kolleg:innen möglichst schnell zu einem produktiven Teil des Teams werden können, müssen sie sich an ihrem Arbeitsplatz zurechtfinden und sich willkommen fühlen. Am einfachsten lässt sich das mit einem durchdachten Onboarding-Prozess erreichen. So weit, so gut. Aber: Was heißt Onboarding? Wie lange dauert Onboarding? Welche Vorteile bringt es für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen? Und wie sieht ein umfassender Einarbeitungsplan idealerweise aus?  

Onboarding: Bedeutung & Zielsetzung 

Unter dem Begriff „Onboarding“ versteht man nichts anderes als die Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen. Das betrifft sowohl die fachliche als auch die soziale Ebene. Die Onboarding-Phase erstreckt sich vom ersten Arbeitstag bis hin zur abgeschlossenen Integration des Neuzugangs. 

Der Sinn hinter dieser Strategie liegt auf der Hand: Neue Mitarbeiter:innen sollen bestmöglich an ihre Rollen und Aufgaben herangeführt werden. Dazu gehört auch die soziale Integration in das bestehende Team. Den Neo-Kolleg:innen werden dabei die unterschiedlichsten Aspekte nähergebracht. Das beginnt bei den zukünftigen Arbeitsbereichen, erstreckt sich weiter über das Team und die dazugehörigen Schnittstellen und endet beim Unternehmen selbst, also bei dessen Zielen und Kultur.

Warum Onboarding wichtig ist 

Die Frage, warum Onboarding wichtig ist, lässt sich im Grunde mit einem Satz beantworten. Eine durchdachte und umfassende Einarbeitung ist deshalb so wichtig, weil dank Onboarding neue Mitarbeiter:innen bestmöglich in ein Unternehmen integriert werden können. Die sich aus einem strukturierten Vorgehen ergebenden Vorteile sind vielfältig, sowohl Arbeitgeber:in als auch Arbeitnehmer:in profitieren von einem guten Onboarding-Plan: 

• Neue Mitarbeiter:innen fühlen sich gut abgeholt und von Tag eins an als vollwertiges Teammitglied. 

• Neuzugänge erhalten alle wichtigen Informationen, die für einen reibungslosen Einstieg notwendig sind. 

• Die neuen Kolleg:innen werden schrittweise an ihre neue Aufgabe herangeführt, es droht deshalb kein Gefühl der Überforderung. 

• Unternehmen profitieren von Neuzugängen, die durch ein Onboarding-Konzept rascher integriert werden und ebenso rascher produktiv sind. 

• Fühlen sich Mitarbeiter:innen gut und mit offenen Armen aufgenommen, steigert das nicht nur ihre Motivation, sondern auch die Identifikation mit dem Unternehmen. Die Zufriedenheit ist generell deutlich höher. 

Die hier angeführten Vorteile kratzen allerdings nur an der Oberfläche. Um die Benefits eines umfassenden Onboardings wirklich in ihrer Gesamtheit zu verstehen, muss man etwas mehr in die Tiefe gehen. Eine gute und durchdachte Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ist aus folgenden Gründen unerlässlich: 

• Weniger Frühfluktuation: Lösen Neuzugänge ihr Arbeitsverhältnis innerhalb des ersten Jahres auf, spricht man von Frühfluktuation. Diese kostet Unternehmen überdurchschnittlich viel Geld, da sich die Anfangsinvestitionen so nie rentieren können. Die Gefahr einer Frühfluktuation ist dann besonders hoch, wenn sich neue Kolleg:innen in den ersten Wochen alleingelassen, orientierungslos und überfordert fühlen. Ein gutes Onboarding senkt die Wahrscheinlichkeit eines derart frühen Abschieds stark. 

• Höhere Produktivität: Gut integrierte Mitarbeiter:innen sind motivierte und produktive Mitarbeiter:innen. Wer sich von Beginn an als Teil des Teams fühlt, alle wichtigen Informationen übersichtlich aufbereitet serviert bekommt und vom ersten Tag an klar definierte Ansprechpartner:innen hat, an die er oder sie sich wenden kann, arbeitet deutlich früher selbstständig und somit produktiv. Aus Unternehmenssicht ein klarer Vorteil, da die Zeit, in der die Kosten für neue Mitarbeiter:innen deren Nutzen übersteigen, signifikant verkürzt wird. 

• Reduzierte Fehlerhäufigkeit: Verzichten Unternehmen auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, müssen sie mit einer viel höheren Fehlerquote rechnen. Den Neuzugängen fehlt es noch an Orientierung und Sicherheit, das resultiert wiederum im einen oder anderen Fauxpas. Eigentlich vermeidbare Fehler passieren und können unter Umständen kostspielig sein. Wurde kein ausreichendes Onboarding durchgeführt, müssen Neo-Kolleginnen viel zu viel Zeit mit der Suche nach passenden Ansprechpartner:innen verschwenden. Wer allerdings weiß, wo was zu finden ist und wie die Abläufe aussehen, macht viel weniger Fehler. 

• Bessere Integration: In einem Unternehmen sind nicht nur handfeste wirtschaftliche oder fachliche Faktoren wichtig. Die konkrete Kultur, das soziale Geflecht der Belegschaft spielt enorm große Rolle. Durch ein umfassendes Onboarding fühlen sich Neuzugänge rascher als Teil dieser Gemeinschaft und die Unternehmenswerte lassen sich zielgerichteter vermitteln. Dadurch wird die Mitarbeiter:innenbindung gestärkt, Motivation und Freude an der Arbeit steigen. 

Wie lange dauert Onboarding? Eine Frage, auf die es keine pauschal richtige Antwort gibt. Die Länge des Prozesses ist unter anderem von der Größe und der Struktur des Unternehmens abhängig. Wo es mehr Abteilungen und Ebenen gibt, muss entsprechend mehr Zeit eingeplant werden. In kleineren Firmen ist die Einarbeitung bereits nach ein bis zwei Monaten abgeschlossen, im Fall von multinationalen Big Playern wird der Onboarding Prozess hingegen etwas länger dauern. 

Onboarding-Plan: Die vier Phasen der Einarbeitung 

Ein Onboarding kann nur dann erfolgreich sein, wenn es möglichst strukturiert abläuft. Unternehmen sollten die geplanten Maßnahmen deshalb unbedingt in einem anschaulichen Modell visualisieren. So ist sichergestellt, dass in jeder Phase auch garantiert die richtigen Schritte gesetzt werden. Konkret besteht eine Einarbeitung aus den folgenden drei Hauptabschnitten: 

• Vorbereitungsphase (vor dem Start) 

• Orientierungsphase (an den ersten Tagen) 

• Integrationsphase (nach den ersten Tagen) 

Geht es nach der Überschrift dieses Kapitels, fehlt hier allerdings noch eine Phase. Tatsächlich fügt der vorliegende Beitrag dem dargestellten Basismodell einen weiteren Abschnitt hinzu und arbeitet mit einer erweiterten Onboarding-Definition. Konkret geht es um die langfristige Bindung nach der Probezeit. Der Vier-Phasen-Plan sieht also folgendermaßen aus: 

1. Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag 

2. Start ins Unternehmen (erste Tage) 

3. Integration ins Unternehmen (erste Wochen) 

4. Langfristige Bindung 

Was es mit den einzelnen Punkten konkret auf sich hat bzw. welche Maßnahmen die Verantwortlichen in der jeweiligen Onboarding-Phase idealerweise setzen sollten, erklärt der folgende Abschnitt. 

1. Vorbereitungen vor dem ersten Arbeitstag 

In dieser Phase legen Unternehmen den Grundstein für eine erfolgreiche Einarbeitung. Es gilt, alle notwendigen Arbeiten bereits im Vorfeld durchzuführen und eine tragfähige Basis zu schaffen. Dazu zählt: 

• Finale Klärung sämtlicher Vertragsdetails 

• Bestellung aller notwendigen Schlüssel und Arbeitsmittel (falls nötig auch Arbeitskleidung) 

• Installierung aller notwendigen Zugänge 

• Informierung der relevanten internen Schnittstellen über den Neuzugang 

Zudem muss die interne Zuständigkeit für das Onboarding geklärt werden. Wer ist die konkrete Ansprechperson des Neuzugangs? An wen sollen sich neue Kolleg:innen mit ihren Anliegen wenden? Eine genaue Festlegung entlastet andere Mitarbeiter:innen und erspart dem Neuzugang die mühsame Suche nach Informationen. 

Diese Phase wurde dann gut gemeistert, wenn Neo-Kolleg:innen am ersten Tag wirklich alles zur Verfügung haben, was sie brauchen. 

2. Start ins Unternehmen 

In der Praxis haben sich klar strukturierte erste Arbeitstage für neue Kolleg:innen etabliert. Das bedeutet konkret, dass alle wichtigen Informationen in konzentrierter Form vermittelt werden. Erledigt wird das durch kurze Vorträge, Firmenrundgänge und Mittagessen im Team. 

Um die soziale Integration voranzutreiben, empfiehlt sich ein zusätzlicher gemeinsamer Kaffee am Nachmittag oder ein ebenso gemeinschaftlicher Lunch. So lernt der Neuzugang die bestehende Gruppe besser kennen. 

Wichtig ist in dieser Phase auch, den Ablauf der kommenden Tage anzuteasern. Neo-Kolleg:innen bekommen so einen Eindruck davon, was sie in naher Zukunft erwartet und worauf sie sich einstellen müssen. 

3. Integration ins Unternehmen 

In dieser Phase reift der bzw. die Neue langsam zu einem perfekt integrierten Bestandteil des Teams. Für den Zugang zu allen wichtigen Informationen ist gesorgt, eine Ansprechperson wurde bestimmt. Die Einarbeitung in den neuen Aufgabenbereich nimmt langsam, aber sicher Fahrt auf. 

In diesem Abschnitt des Onboarding-Prozess ist eine Sache ganz besonders wichtig: Feedback! Neue Mitarbeiter:innen brauchen regelmäßig Rückmeldungen und den Austausch darüber, was gut läuft und wo es bisher noch ein wenig haperte. 

Die dritte Etappe der Einarbeitung ist von einer großen Zahl an Kennenlerngesprächen gekennzeichnet. Der Neuzugang muss wissen, welche wichtigen Schnittstellen es im Unternehmen gibt und an wen man sich im Fall der Fälle zu wenden hat. Entsprechend müssen alle infrage kommenden Ansprechpersonen im Vorfeld von der Unternehmensleitung über die anstehenden Gespräche informiert werden. 

4. Langfristige Bindung 

Diese Phase ist kein klassischer Bestandteil einer Einarbeitung, dennoch soll sie im vorliegenden Artikel näher beleuchtet werden. Es geht darum, erfolgreich integrierte Mitarbeiter:innen langfristig ans Unternehmen zu binden. Damit das gelingt, braucht es auch von Arbeitgeber:innenseite ein gewisses Maß an Engagement. Das wichtigste Instrument sind in diesem Zusammenhang nämlich Mitarbeiter:innengespräche. Eine paar Punkte dazu: 

• Eine gewisse Regelmäßigkeit sorgt dafür, dass der Überblick über die Gefühlslage der Neueinsteger:innen stets aktuell ist. Arbeitnehmer:innen erhalten so in klar definierten Abständen Updates und neue Informationen. 

• Neben den beschriebenen persönlichen Gesprächen sind Mitarbeiter:innenbefragungen – meist abgewickelt von Human Ressources Management – ein zentrales Werkzeug in dieser Phase. 

• Hinsichtlich der Häufigkeit der Befragungen sollte kein Unterschied zwischen Neuzugängen und etablierten Arbeitskräften gemacht werden. Beide Gruppen haben wichtige Informationen, die das Unternehmen nach vorn bringen und Schwachpunkte aufzeigen können. 

Das grundsätzliche Ziel in dieser Phase muss die Schaffung eines positiven Arbeitsumfeldes sein. Nur so lassen sich Top-Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen binden. 

Onboarding-Checkliste oder Einarbeitungsplan: Wo liegen die Unterschiede? 

Wenn man sie gewissenhaft durchführen möchte, ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen eine durchaus umfangreiche Aufgabe. Es empfiehlt sich deshalb, einen Einarbeitungsplan zu erstellen. Dieser leitet Arbeitgeber:innen durch den Prozess und hilft dabei, keinen wichtigen Punkt zu übersehen. Die Integration läuft dadurch viel zielgerichteter und effektiver ab.  

Eine andere Option ist die Kompilierung einer Onboarding-Checkliste. Diese ist allerdings allgemeiner gehalten. Ihre größte Stärke ist dabei gleichzeitig ihre größte Schwäche. Durch eine gewisse Standardisierung ersparen sich Arbeitgeber:innen im Vorfeld viel Planungsarbeit. Allerdings gehen die Checklisten nicht detailliert auf den jeweiligen Neuzugang ein. 

Folgende Punkte sollten in einem Onboarding-Plan unbedingt enthalten sein, damit neue Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben bestmöglichen erledigen können: 

• Daten: Informationen zu den wichtigsten Tätigkeiten des Neuzugangs helfen dabei, alle notwendigen Unterstützungen und die zuständigen Ansprechpartner:innen festzulegen. 

• Onboarding-Maßnahmen: Welche Aufgaben müssen die unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens erledigen, um eine erfolgreiche Einarbeitung zu garantieren? Was übernimmt das Team? Was übernimmt die HR-Abteilung? Wie viel Zeit nehmen die einzelnen Punkte circa in Anspruch? Zu den notwendigen Maßnahmen zählen Dinge wie Trainings, Schulungen, Termine mit Kolleg:innen etc. 

• Aufbau fehlender Kompetenzen: Bringt der Neuzugang noch nicht alle Kompetenzen in dem Ausmaß mit, das für eine zufriedenstellende Performance nötig ist? Dann muss der Aneignung besagter Skills unbedingt in den Einarbeitungsplan mit aufgenommen werden. Idealerweise wird dieser Punkt mit den Onboarding-Maßnahmen kombiniert. 

• Erste Aufgaben und Zielsetzungen: Der Plan sollte zudem einen Abschnitt enthalten, der jene Tasks zusammenfasst, die vom Neuzugang erledigt werden müssen. Es ist außerdem ratsam, Ziele zu inkludieren, deren Erreichung ein Onboarding zu einem Erfolg macht. Dadurch lässt sich im Nachgang einfacher eruieren, wie gut neue Mitarbeiter:innen ihre Stellen ausfüllen – was wiederum Rückschlüsse auf die Qualität der Einarbeitung zulässt. 

Während eine Onboarding-Checkliste die für die Einarbeitung zuständigen Personen grob durch den Ablauf führt, geht ein konkreter Onboarding-Plan auf den jeweiligen Neuzugang ein und sollte für offene Positionen immer wieder neu erstellt werden. Die Liste sorgt für allgemeine Rahmenbedingungen, der Plan ist individuell umfassender. 

Fazit: Startvorteil dank gezieltem Onboarding-Prozess 

Durch gezieltes und strukturiertes Onboarding entsteht im Idealfall eine Win-Win-Situation. Der Neuzugang fühlt sich von Beginn an wohl in seiner Arbeitsumgebung und kann voller Motivation loslegen. Für die Arbeitgeber:innenseite ergibt sich daraus der Vorteil, dass neue Mitarbeiter:innen rascher in die Produktivität kommen und das Firmenbudget somit weniger lange belasten. Zusätzlich wird die Frühfluktuationsrate deutlich gesenkt. Eine gute Einarbeitung ist aber vor allem eines: aufwendig. Es empfiehlt sich deshalb, eine Onboarding Checkliste und einen Plan vorzubereiten. Während die Liste den groben Ablauf festlegt, kann der Plan anlassbedingt angepasst werden und so das Onboarding eines Neuzugangs einfacher bzw. effektiver machen.