Warum ist Kommunikation wichtig im Beruf? Wie wirkt sich eine klare Strategie auf das Betriebsklima aus? Dieser Artikel zeigt nicht nur, wie zentral wichtig eine gute Kommunikation im Unternehmen ist – er liefert gleichzeitig auch Praxistipps.
Ein Unternehmen läuft dann besonders gut, wenn strukturierte und effiziente interne Kommunikationsroutinen etabliert wurden. Fehlt der Informationsaustausch oder funktioniert er lediglich sporadisch, bremst das nicht nur die allgemeine Performance. Gleichzeitig sinkt die Motivation der Angestellten, die Identifikation mit dem Betrieb wird schwächer, da und dort machen sich Abwanderungsgedanken breit. Wer auf seiner To-do-Liste „Kommunikation verbessern im Unternehmen“ stehen hat, der hat mit diesem Artikel einen hilfreichen Wegweiser gefunden, der die Basisprinzipien behandelt und effektive Praxistipps gibt.
Kommunikation im Unternehmen
Das wohl bekannteste Axiom des Philosophen, Psychotherapeuten und Kommunikationswissenschaftlers besagt: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Ausformuliert heißt das: Selbst die Weigerung, verbal, schriftlich oder auf eine andere Art und Weise mit seiner Umwelt in Kontakt zu treten, sendet eine Botschaft an eben diese Umwelt. Das gilt auch für Unternehmen. So weit, so theoretisch. Was bedeutet diese Erkenntnis aber für die den Unternehmensalltag bzw. die Unternehmenskultur? Warum ist Kommunikation im Team wichtig? Wie lässt sie sich am besten gestalten? Welche Ziele werden verfolgt? Welche Instrumente kommen dabei zum Einsatz? Hier gibt’s die Antworten auf alle diese Fragen und viele weitere Informationen.
Unternehmenskommunikation: Was ist das also? Ohne zielgerichtete Kommunikation kann ein Unternehmen nicht funktionieren. Die Firmengröße spielt dabei keine Rolle, der Grundsatz gilt für die KMUs aus der Nachbarschaft ebenso wie für die Global Player. Zunächst lässt sich Unternehmenskommunikation in zwei große Teilbereiche gliedern – die interne und die externe Kommunikation. Die zentralen Unterschiede:
- Interne Kommunikation: Spielt sich zwischen Mitarbeiter:innen, Manager:innen und Eigentümer:innen des Unternehmens ab. Hier kommunizieren all jene, die in internen Abläufen eine Rolle spielen – wie auch immer diese aussehen möge. Dabei geht es hauptsächlich um die Optimierung eben dieser Abläufe, die Steigerung der Produktivität und die Etablierung eines angenehmen Arbeitsklimas.
- Externe Kommunikation: Läuft zwischen dem Unternehmen und all jenen Parteien ab, die zwar außerhalb des Unternehmens stehen, in den diversen Abläufen dennoch eine Rolle spielen. Die Rede ist von Kund:innen, Lieferant:innen, Kreditgeber:innen, Behörden etc. Hier steht die Repräsentation des Unternehmens und dessen Marke nach außen im Fokus. Dazu kommen administrative Abläufe, die für die Einbindung in wirtschaftliche Geflechte notwendig sind.
Im Folgenden soll der Fokus auf der internen Unternehmenskommunikation liegen. Wie erwähnt dient diese der Information von Mitarbeiter:innen und der Regelung interner Abläufe. Ausgangspunkt ist dabei stets die Unternehmensleitung. Diese muss sich der Wichtigkeit und der zentralen Bedeutung einer guten und strukturierten internen Kommunikation allerdings oft erst bewusst werden. Im Denken des Führungspersonals spielt diese nämlich häufig lediglich eine untergeordnete Rolle.
Der Artikel liefert nicht nur grundlegende Informationen, sondern stellt auch die Instrumente vor, mit deren Hilfe sich die Kommunikation im Unternehmen verbessern lässt.
Die Ziele von unternehmensinterner Kommunikation
Nachhaltiger unternehmerischer Erfolg ist ohne einer gut funktionierenden internen Kommunikation nicht zu erreichen. Tatsächlich wirkt sich diese nämlich auf verschiedenste Bereiche des Betriebs aus. Generelle Ziele sind:
- Information
- Orientierung
- Motivation
- Feedback
Wichtig ist, dass es sich bei interner Kommunikation nicht nur um reine Informationsvermittlung geht, sondern auch um die Schaffung eines Betriebsklimas, das von Wertschätzung und Verständnis geprägt ist. Neben den bereits aufgelisteten generellen Punkten gibt es zahlreiche weitere Ziele, die über eine gute interne Kommunikation im Unternehmen erreicht werden sollen:
- Reibungsloser betrieblicher Ablauf
- Schnelle Entscheidungsfindung, die trotzdem möglichst viele Personen miteinbezieht
- Updates für Mitarbeiter:innen über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen
- Präzise Aufgabenverteilung mit klaren Zuständigkeiten
- Vernetzung einzelner Unternehmensbereiche
- Aufbau einer Vertrauensbasis
- Schaffung eines Wir-Gefühls
- Gutes Arbeitsklima
- Stärkung des Zusammenhalts
- Steigerung von Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen
- Förderung der Identifikation mit dem Unternehmen
- Reduktion von Ängsten und Unsicherheiten von Mitarbeiter:innen in kritischen Phasen
- Vermeidung von Gerüchten bzw. deren Entkräftung
Zentrale Instrumente der internen Unternehmenskommunikation
Um die interne Kommunikation im Unternehmen zu steuern, gibt es eine lange Liste an Werkzeugen. Zunächst ist es einmal wichtig, sie nach diversen Kriterien zu kategorisieren. Das kann zum Beispiel folgendermaßen aussehen:
Richtung des Informationsflusses
- Top-down: Von der Führungsebene zu den Mitarbeiter:innen
- Bottom-up: Von den Mitarbeiter:innen zur Führungsebene
- Horizontal: zwischen Personen auf der gleichen „Ebene“
Formalität
- Informell: Sämtliche Gespräche zwischen Personen, die nicht Teil eines offiziellen Meetings sind.
- Formell: Geplante und strukturierte Gespräche zwischen Mitarbeiter:innen, Manager:innen und Eigentümer:innen. Werden meist von einer Person geführt, die Richtung des Informationsflusses spielt dabei keine Rolle.
Art der Kommunikation
- Mündlich
- Schriftlich
- Digital
Eine weitere gängige Systematisierung der Kommunikationsinstrumente ist etwa jene nach Zielgruppen-Größe, Frequenz oder Inhalt. Ein Überblick über die am häufigsten genutzten Instrumente der internen Unternehmenskommunikation:
- Meetings von Führungskräften und Mitarbeiter:innen (z. B. Team-Meetings, Produktions- oder Abteilungsbesprechungen etc.)
- Schichtübergaben
- Mitarbeiter:innengespräche
- Dokumente (Liefer-, Urlaubs- oder Materialscheine)
- Protokolle, Handouts und Mitschriften von Meetings
- Mitarbeiter:innenzeitung
- Aushänge am schwarzen Brett
- Stellenausschreibungen
- E-Mails
- Video- und Telefonkonferenzen
- Intranet bzw. Social Intranet
- Interne Infoscreens
- Interner Newsletter (an ausgewählte oder an alle Mitarbeiter:innen)
- Informelle Gespräche zwischen Mitarbeiter:innen (z. B. in der Kaffeeküche)
Bessere Kommunikation im Unternehmen: Die fünf Phasen
Interne Kommunikation im Unternehmen bzw. deren Verbesserung läuft in fünf Phasen ab. Diese gliedern sich wie folgt:
- Eingehende Analyse der Ausgangslage
- Aufteilung der Belegschaft in verschiedenen Zielgruppen – Die Kommunikation (Inhalte, Botschaften, Kanäle etc.) muss später an die jeweilige Zielgruppe angepasst werden.
- Definition des Ziels
- Auswahl passender Kanäle und Maßnahmen für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens
- Evaluierung und Erfolgskontrolle
Wer sich an diesem (groben) Ablaufplan orientiert, kann die interne Kommunikation in seinem Unternehmen auf jeden Fall verbessern. Für eine tiefergehende Optimierung ist allerdings eine detaillierte Analyse des jeweiligen Status quo nötig.
Praxistipps für eine gute Kommunikation im Unternehmen
Wer Kommunikation im Unternehmen fördern möchte, hat mit den vorgestellten fünf Phasen zunächst einmal eine grobe Richtschnur in der Hand. Für eine nachhaltige Verbesserung der hausinternen Kommunikation sind weitere Tipps hilfreich:
- Mitarbeiter:innen sollen von aktuellen Entwicklungen keinesfalls aus der Presse oder über Dritte erfahren. Eine möglichst schnelle und direkte Kommunikation ist deshalb besonders wichtig.
- Der Fokus sollte auf schriftlichen Kommunikationskanälen liegen. So ist eine Nachvollziehbarkeit des Verlaufs gegeben.
- Interne Kommunikation darf niemals unidirektional sein. Das heißt, es muss immer die Möglichkeit für eventuelle Rückfragen geben.
- Ist eine Nachricht für mehrere Empfänger:innen gedacht, sollten diese nach Möglichkeit gleichzeitig adressiert werden.
- Im Zentrum aller Bemühungen rund um eine gute interne Kommunikation sollte stets ein offener und ehrlicher Dialog stehen.
Kommunikation im Unternehmen: Resümee
Schlechte Kommunikation im Unternehmen kann die komplette Performance negativ beeinflussen. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit, Struktur und Klarheit in interne Informationsabläufe zu bringen. Transparenz, Feedbackmöglichkeiten, Zeitnähe – all das macht eine gute unternehmensinterne Kommunikation aus. Wer hier gründlich vorgeht, profitiert von steigender Motivation seiner Mitarbeiter:innen, einer höheren Identifikation mit dem Betrieb und einem gestärkten Zusammenhalt.
