Als Arbeitgeber:in ergibt es durchaus Sinn, gewisse Daten in der Personalakte Ihrer Mitarbeiter:innen zu dokumentieren, für manche Unternehmen ist es sogar Pflicht. Früher führte das schnell zu ganzen Schränken voller Akten – heute geht’s glücklicherweise digital.
In der Personalakte fassen Sie alle mit einem: einer Mitarbeiter:in verbundenen Informationen zusammen – von den Bewerbungsunterlagen über Zeugnisse bis hin zu Arbeitsverträgen kommt so einiges zusammen. Doch was genau müssen Sie dort eigentlich dokumentieren? Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente? Und geht das alles auch digital oder ist analog hier noch Pflicht? Antworten auf diese und alle Fragen rund um die Personalakte finden Sie in diesem Artikel.
Wo ist eine Personalakte Pflicht?
Falls Ihnen bereits der kalte Schweiß auf der Stirn steht, beruhigen wir Sie gerne: Es gibt in der Privatwirtschaft keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Personalakten. Lediglich im öffentlichen Dienst sind Sie dazu verpflichtet.
Allerdings kann sich der Aufwand trotzdem lohnen. Egal, ob zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses oder für die nächste Gehaltsverhandlung: Gerade in größeren Unternehmen hilft es Ihnen in der Personalverwaltung, alle Informationen zu einem oder einer Mitarbeiter:in mit nur wenigen Klicks abrufen zu können.
Digitale Personalakte auf dem Vormarsch: Haben Aktenschränke voller Personalakten ausgedient?
„Mit nur wenigen Klicks“ – das suggeriert bereits die Digitalisierung der lange traditionellen Papier-Personalakten, die ganze Aktenschränke gefüllt haben. Deutsche Unternehmen sind hier mittlerweile auf dem richtigen Weg. Eine aconso-Studie zeigt, dass heute bereits 71 Prozent der Betriebe digitale Lösungen im HR-Dokumentenmanagement nutzen. Sie erhoffen sich dadurch verschiedene Vorteile:
- Platzersparnis und nachhaltigeres Arbeiten dank Papierersparnis (79 Prozent)
- Zugriff von überall (79 Prozent)
- Arbeitsentlastung (54 Prozent)
- Kosteneinsparung (53 Prozent)
Für digitale Personalakten gibt es dutzende Tools und Softwares, die Sie als HR-Verantwortliche:r nutzen können. In großen HR-Suites ist diese Funktion meist integriert.
Inhalte: Was gehört in eine Personalakte?
Losgelöst vom Aufbau einer analogen oder digitalen Personalakte gibt es keine Vorgaben, welche Informationen darin enthalten sein müssen. Was Sie in der Akte ablegen, bleibt daher Ihnen überlassen.
Wir geben Ihnen Inspiration, was Sie theoretisch in den Personalakten Ihrer Mitarbeiter:innen aufbewahren könnten:
Bewerbungsunterlagen und Unterlagen zur Person
- Persönliche Daten wie Name, Alter und Adresse, die zur Identifikation dienen
- Lebenslauf
- Bewerbungsschreiben, Passfoto, Ergebnisse aus Eignungstests und Notizen aus dem Vorstellungsgespräch
- Zeugnisse
- Ärztliche Bescheinigungen
- Polizeiliches Führungszeugnis
Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, Tätigkeit und Vergütung
- Arbeitsvertrag
- Stellenbeschreibung
- Beförderungen
- Weiterbildungsmaßnahmen
- Vertragsänderungen
- Erklärung der Verschwiegenheit
- Vollmachten
- Abmahnungen
- Bankverbindung der angestellten Person
- Informationen zum Grundentgelt und variablen Vergütungsanteilen
- Vorschüsse
- Lohnabrechnungen
- Erfasste Arbeitszeiten
Sozialversicherung und Steuer
- Sozialversicherungsausweis
- Arbeitsunfähigkeitsmeldungen
- Dokumentation von Arbeitsunfällen
- Lohnsteuerkarte
Weitere mögliche Inhalte der Personalakte
- Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge
- Schriftverkehr zwischen Mitarbeiter:in und Unternehmen
- Schriftverkehr mit Dritten, der das Unternehmen betrifft
- Pläne über die zukünftige Entwicklung und Karriere der angestellten Person
Was darf nicht in eine Personalakte?
Die im vorherigen Abschnitt angeführte Liste mit Dokumenten ist lediglich ein Beispiel, um Ihnen das Anlegen von Personalakten zu erleichtern. Selbstverständlich können Sie auch einige Dokumente weglassen oder noch andere Informationen hinzufügen, die für Sie relevant sind.
Wir empfehlen Ihnen jedoch, folgende Dokumente nicht in die Personalakten Ihrer Angestellten aufzunehmen:
- Vertrauliche Dokumente der betriebsärztlichen Praxis
- Leistungsvermerke durch das Unternehmen
- Unbewiesene Anschuldigungen
- Personal- und Lohnlisten
- Schichtpläne
- Krankschreibungen
- Aufzeichnung von Krankheitstagen und -gründen
- Private Informationen über Mitarbeitende aus der Presse oder Social Media
Die Liste ist nicht vollständig. Als Faustregel gilt: Es darf nichts in die Personalakte, was nicht im Kontext des Arbeitsverhältnisses steht – etwa Angaben zur religiösen Einstellung, Unterlagen des Betriebsarztes oder eine Parteizugehörigkeit.
Rechte und Datenschutz: Mitarbeiter:innen haben ein Einsichtsrecht in ihre Personalakte
Eine angestellte Person hat laut Betriebsverfassungsgesetz jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Die Einsicht erfolgt unter Aufsicht einer von Ihnen als Arbeitgeber:in oder Personalverantwortliche:r beauftragten Person.
Die angestellte Person kann in diesem Zuge die Akte lesen, sich Notizen machen oder von einzelnen Dokumenten Fotokopien erstellen. Enthält die Personalakte strittige Dokumente – etwa eine nicht ausreichend begründete Abmahnung – können betroffene Mitarbeiter:innen die Aufnahme einer eigenen Gegendarstellung fordern.
Neben dem Recht der Einsichtnahme haben Ihre Angestellten auch das Recht auf einen sorgfältigen Umgang mit den Daten. Sie müssen die Personalakte vor dem Zugriff Dritter schützen, zudem darf sie nur von einem möglichst kleinen Personenkreis eingesehen werden.
Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen der Personalakte
Um eine Personalakte schnell verfügbar zu machen, sollten Sie möglichst alle gesammelt an einem Ort aufbewahren – am besten geht das natürlich digital. Wichtig ist zu jederzeit, vor allem bei analoger Aufbewahrung, dass der Aufbewahrungsort sicher verschlossen werden kann, da diese persönlichen Akten gemäß Datenschutzrecht vor der Einsicht Dritter geschützt werden müssen.
Übrigens: Die Aufbewahrungsfristen der Personalakte richten sich immer nach dem Dokumententyp. Arbeitsverträge müssen Sie etwa zehn Jahre aufbewahren, Arbeitszeugnisse 30 Jahre.
Fazit: Der Aufwand lohnt sich
Personalakten zu verwalten klingt im ersten Moment nach trister Arbeit, ist aber hilfreich – in jedem Unternehmen. Indem Sie alle Informationen zu Ihren Mitarbeiter:innen an einem Ort (digital) verfügbar machen, schaffen Sie eine zentrale Datenbank mit allen Personaldaten, auf die alle Beteiligten jederzeit von überall aus zugreifen können.
