Bestimmt sind die Belegschaftsaufwendungen auch in Ihrem Unternehmen eine der größten Ausgabenpositionen. In vielen Betrieben steigen diese immer weiter. Haben Sie sich schon einmal damit auseinandergesetzt, wie Sie Personalkosten senken können?
In vielen DAX-Unternehmen liegt der durchschnittliche Aufwand pro Mitarbeiter:in pro Jahr im sechsstelligen Bereich. Dass so der Posten Personalkosten schnell groß wird, dürfte klar sein – und auch, dass Sie als Arbeitgeber:in in diesem Bereich an einigen Stellschrauben drehen können, um den Aufwand zu senken. In diesem Beitrag erfahren Sie, aus welchen Komponenten sich Personalkosten zusammensetzen und wie Sie diese berechnen. Zudem erhalten drei wertvolle Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten an die Hand.
Was sind Personalkosten?
Personalkosten sind alle Kosten, die Sie für den Produktionsfaktor Arbeit aufwenden. Bei der Kalkulation von Personalkosten geraten viele Personaler*innen und Geschäftsführer*innen schnell in Versuchung, nur den Bruttolohn der Angestellten zu veranschlagen – dabei ist das längst nicht der einzige Kostenfaktor.
Aus welchen Komponenten setzen sich Personalkosten zusammen?
Die Personalkosten setzen sich aus viel mehr Komponenten als nur dem im Arbeitsvertrag festgeschriebenen Gehalt oder Stundenlohn zusammen. Sie werden in direkte und indirekte Personalkosten unterschieden.
Direkte Personalkosten
Zu den direkten Personalkosten zählen alle Aufwände, die in unmittelbarer Verbindung zu Ihren Mitarbeiter:innen stehen. Das sind in erster Linie – vereinfacht gesprochen – Auszahlungen auf die Bankkonten Ihrer Angestellten, aber auch Zusatzleistungen:
- Arbeitgeber:innenanteil an Sozialversicherungsbeiträgen
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Aus- und Weiterbildungskosten
- Freiwillige Leistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Rabatte für Mitarbeiter:innen oder Beihilfen für Familien
- Kosten für Geschäftsreisen, Meetings und ähnliche Anlässe
Indirekte Personalkosten
Der zweite Kostenblock kommt den indirekten Personalkosten zu, die Sie nicht direkt einem:einer Mitarbeiter:in zuordnen können:
- Kosten für die Büroeinrichtung wie Möbel und die technische Ausstattung
- Miete für Büroräume und Energiekosten
- Aufwände für Verbrauchsmaterial wie Papier und Ordner
- Lizenzkosten für HR-Software
- Kosten für Firmenwagen
Außerdem entstehen zusätzliche Kosten durch eine hohe Fluktuationsrate, da die Rekrutierung von neuem Personal sehr kostenintensiv ist.
Personalkosten steigen in den letzten Jahren
All diese Kosten steigen in den letzten Jahren immer weiter an. Eine Horváth-Studie etwa zeigt, dass die Personalaufwände im Jahr 2023 im Vergleich zum Vorjahr um 7,5 Prozent gestiegen sind – vor allem die Branchen Automotive, Energie, Telekommunikation, Öl und Chemie sind betroffen.
Grundsätzlich steigen die Kosten in Deutschland Jahr für Jahr, wie Erhebungen des Statistischen Bundesamtes für Deutschland zeigen. Lediglich einmal in diesem Jahrtausend blieben die Kosten im Jahresvergleich unverändert – von 2004 auf 2005.
Sie müssen alle Aufwände kennen, um Ihre Personalkosten senken zu können
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Wissen Sie, wie sich Ihre Personalkosten über die Jahre entwickelt haben?
Grundlage dafür ist, regelmäßig die Aufwände für Mitarbeiter:innen zu ermitteln. Um die Personalkosten für Mitarbeitende zu berechnen, müssen die gesamten direkten und indirekten Kosten erfassen, die eine Person verursacht. Diese Kosten verteilen Sie anschließend auf die tatsächliche Arbeitszeit (ohne Urlaubstage, Feiertage, Fortbildungszeit), wodurch Sie den „echten“ Stundenlohn dieses oder dieser Mitarbeiter:in erhalten.
Beispiel: So berechnen Sie die Personalkosten für Mitarbeiter:innen
Machen wir zum besseren Verständnis ein konkretes Beispiel, wie Sie Ihre Personalkosten berechnen können.
Erfassung aller Kosten, die in Zusammenhang mit der Person stehen
Im ersten Schritt schlüsseln Sie auf, was der oder die Mitarbeiter:in pro Jahr direkt an Kosten verursacht:
| Kategorie | Kosten in Euro |
| Brutto-Jahresgehalt | 48.000 |
| Weihnachtsgeld | 2.000 |
| Zwischensumme | 50.000 |
| 20 % Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | 10.000 |
| Betriebliche Altersvorsorge | 1.000 |
| Geschäftsreise | 1.000 |
| Sonstige Kosten | 5.000 |
Die Addition aller Kosten ergibt so einen Gesamtaufwand von 67.000 Euro für diese:n Mitarbeiter:in.
Ermittlung der tatsächlichen Arbeitszeit
Ermitteln Sie im zweiten Schritt, wie viele Arbeitstage die Person jährlich tatsächlich arbeitet:
- 261 Arbeitstage pro Jahr
- – 25 Urlaubstage
- – 13 Feiertage
- – 5 Krankheitstage
- – 15 Tage Weiterbildung
Das ergibt in Summe 58 zusätzliche „freie Tage“. Hieraus errechnet sich eine tatsächliche Arbeitszeit von 203 Tagen pro Jahr, was bei einem achtstündigen Arbeitstag 1 624 Stunden entspricht.
Verrechnung der angefallenen Kosten auf die tatsächlich gearbeiteten Stunden
Im letzten Schritt teilen Sie die anfallenden Kosten durch die Arbeitsstunden:
67.000 / 1.624 = 41,26 €/h
Im Gegensatz dazu würde der Stundenlohn, wenn Sie nur den Bruttolohn zugrunde legen und die tatsächliche Arbeitszeit nicht berücksichtigen, lediglich bei rund 23 Euro (48.000 / (261 * 8)) liegen. Hierdurch würde sich also ein Kalkulationsfehler von beinahe 20 Euro pro Stunde ergeben.
Das führt über einen längeren Zeitraum betrachtet zu massiven Problemen – schließlich würden Sie so fast doppelt so viel für die Person ausgeben, wie Sie es eigentlich geplant hatten. So wären Liquiditätsengpässe vorprogrammiert.
Angestellte sollten das Doppelte ihrer Kosten erwirtschaften
Entspricht der ermittelte „Preis“ für eine Person auch ihrem Nutzen für Ihr Unternehmen? Das lässt sich pauschal nur schwer beantworten, es gibt allerdings eine Faustregel.
Diese besagt, dass Ihr:e Mitarbeiter:in im Schnitt etwa das Doppelte von dem, was er oder sie an Kosten verursacht, erwirtschaften sollte. Wenn variable Kosten pro Person anfallen, etwa Materialkosten im Handwerk, müssen Sie diese ebenfalls berücksichtigen.
Drei Praxistipps: So können Personalkosten senken – ohne Kündigung
Angenommen, Ihre Berechnungen der tatsächlichen Personalkosten ergeben, dass der Nutzen, den ein:e Angestellte:r einbringt, über einen längeren Zeitraum sogar unter den für Sie anfallenden Kosten liegt. In diesem Fall sollten Sie Maßnahmen zur Senkung der Personalkosten treffen.
Im Folgenden lesen Sie drei Tipps, wie Sie Ihre Personalkosten nachhaltig senken können.
1. Verringern Sie Sonderzahlungen und Zusatzleistungen
Ein wesentlicher Faktor, wenn es um das Senken von Personalkosten geht, sind Sonderzahlungen und Zusatzleistungen. Da diese Leistungen freiwillig sind, ist es am sinnvollsten, dass Sie hier mit dem Rotstift ansetzen.
Sie könnten zum Beispiel Weihnachts- und Urlaubsgelder oder Essenszuschüsse kürzen. Allerdings ist es wichtig, Sonderleistungen nicht zu einschneidend zu reduzieren, da ansonsten die Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch die Mitarbeiterbindung zu sehr leidet, was eine erhöhte Fluktuation verursachen kann.
2. Etablieren Sie flexible Arbeitszeiten
Anstatt der Festlegung einer genauen Anzahl an zu leistenden Wochenstunden können Sie einen Zeitrahmen mit einer Mindest- und Maximal-Stundenzahl oder passende Arbeitszeitmodelle vereinbaren – dabei muss es auch nicht immer das 40-stündige Homeoffice sein.
Solche flexiblen Arbeitszeitmodelle liegen im Trend und kommen auch bei Mitarbeiter:innen gut an – laut einer ivanti-Studie priorisieren etwa 87 Prozent der Deutschen eine Flexibilität gegenüber der reinen Homeoffice-Möglichkeit.
Als Arbeitgeber:in erhalten Sie durch flexible Zeitaufteilungen – unterschiedlich nach Tagen, Wochen und Monaten – die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter:innen je nach Auslastung des Unternehmens flexibel einzusetzen. Sie sparen also Personalkosten, die normalerweise bei einer Mehrbeanspruchung der Angestellten anfallen würden. Diese Vorgehensweise erfordert allerdings eine gute Kommunikation im Betrieb und enormen Koordinationsaufwand.
Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass im Jahresdurchschnitt die reguläre Arbeitszeit von beispielsweise 40 Stunden pro Woche eingehalten wird.
3. Vermeiden Sie Festanstellungen
Brauchen Sie gewisse Leistungen nur für kurze Zeit oder nur selten für kurze Zeitspannen? Dann kann es sinnvoller sein, auf eine Festanstellung zu verzichten. Mögliche Alternativen sind:
- Zeitarbeit und Leiharbeit: Durch die Zusammenarbeit mit einer Zeitarbeitsfirma können Sie offene Stellen schnell mit gut passenden Personen besetzen. Die Personalkosten für Zeitarbeitende sind meist sehr gering und es besteht keine Verpflichtung für eine längerfristige Anstellung, wenn nicht erforderlich.
- Aushilfskräfte: Durch Aushilfskräfte können Neueinstellungen vermieden werden. Der Vorteil besteht darin, dass diese Ihnen größtenteils nur geringe Personalkosten verursachen und die festgelegte Arbeitszeit bei Bedarf um bis zu 25 % ausgeweitet oder reduziert werden kann.
- Outsourcing bestimmter Tätigkeiten an Selbständige und Spezialist:innen: Lagern Sie Leistungen, die Sie nur sehr selten benötigen, an Selbständige, Freelancer:innen und Spezialist:innen aus. Hierdurch senken Sie Ihre Personalkosten, da nur dann Aufwand entsteht, wenn die Leistung auch wirklich benötigen. Zudem fallen keine Personalnebenkosten an.
Fazit: Erst wissen, dann senken
Die strategische Senkung Ihrer Personalkosten sollte immer auf dem Plan stehen – nicht nur dann, wenn Sie merken, dass die Aufwände aus dem Ruder laufen. Bevor Sie allerdings Ihre Personalkosten senken können, benötigen Sie erst einen klaren Überblick über die Ausgaben in diesem Bereich.
Haben Sie sich diesen verschafft, können Sie durch die Umsetzung der vorgestellten Maßnahmen nicht nur Personalkosten sparen, sondern auch Ihre Mitarbeiter:innen effektiver einsetzen.
