Gehaltsbänder einführen

Gehaltstransparenz ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis einer strukturierten Vorgehensweise und einer durchdachten Planung. Gehaltsbänder stellen dabei ein zentrales Element dar. Doch worauf kommt es an, um Gehaltsbänder zu erstellen und im Unternehmen einzuführen?

Gehaltsbänder zählen zu den Begriffen, die im Zusammenhang mit der Entgelttransparenzrichtlinie immer wieder auftauchen. Kurz gesagt handelt es sich dabei um einen festgelegten Entgeltrahmen für Tätigkeitsfelder beziehungsweise Positionen, die einen vergleichbaren Wert für das Unternehmen haben.

Definition: Was sind Gehaltsbänder?

Ein Gehaltsband definiert für das Entgelt von Mitarbeitenden eine Untergrenze (Minimum), eine Obergrenze (Maximum) sowie meist einen Zielwert in der Mitte (Midpoint). 

Mit der Entwicklung von Gehaltsbändern können Unternehmen gleich mehrere Ziele erreichen:

• Die Vergütung von Mitarbeitenden wird transparenter und vergleichbar: Verantwortung und Komplexität der Aufgaben bilden dabei zentrale Aspekte.
• Mitarbeitende mit vergleichbaren Tätigkeiten werden nicht mehr willkürlich bezahlt. 
• Das Gehaltsband schafft somit eine objektive Ordnung. 
• Bei der Gehaltsfestlegung zählt nicht mehr das subjektive Verhandlungsgeschick.
• Neben dem Grundgehalt werden auch variable Anteile und Zusatzleistungen wie Boni oder Dienstwagen berücksichtigt.

Checkliste zur Einführung von Gehaltsbändern

✔ Marktanalyse durchführen
✔ Rollen und Tätigkeiten strukturieren
✔ Gehaltsbandbreiten definieren
✔ Mitbestimmung einbinden
✔ Interne Kommunikation ausrollen
✔ Evaluation nach zwölf Monaten

Welche Bedeutung haben Gehaltsbänder?

Vier Aspekte sind bei der Festlegung von Gehaltsbändern von zentraler Bedeutung:

• Unternehmen erfüllen somit die kommenden Auskunftsrechte entsprechend der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. 
• Mitarbeitende können ab 2026 das Durchschnittsentgelt vergleichbarer Gruppen abfragen. Ohne Gehaltsbänder fehlt Ihnen die Datengrundlage für diese gesetzlich geforderten Auskünfte.
• Gehaltsbänder schützen vor dem eventuellen Vorwurf einer Benachteiligung, da Entscheidungen somit auf einem klaren System statt auf Willkür basieren. 
• Wichtig für das Recruiting: Sie können Gehaltsspannen in Stellenanzeigen souverän kommunizieren, weil Sie genau wissen, was eine Position wert ist.

Vorteile für Ihr Recruiting

In Zeiten des Fachkräftemangels ist diese Klarheit ein echter Magnet für Talente. Bewerbende schätzen es, wenn ein Unternehmen von vornherein offenlegt, wie die finanziellen Perspektiven bei einer zu besetzenden Stelle sind. 

Gehaltsbänder signalisieren Professionalität und Fairness, was in der Außenwirkung oft schwerer wiegt als die reine Höhe des Gehalts. So schaffen Sie Vertrauen, bevor der erste Arbeitstag überhaupt begonnen hat.

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Wie lässt sich ein faires Gehaltsband erstellen?

Um ein Gehaltsband zu erstellen, werden zunächst alle Positionen in Ihrem Unternehmen bewertet und in einer Job-Architektur geordnet. In diesem Prozess, dem sogenannten Job Grading, ordnen Sie jeder Position eine Wertigkeit zu. Danach gleichen Sie diese internen Werte mit externen Marktdaten ab, um wettbewerbsfähige Gehaltskorridore zu definieren.

Drei Ankerpunkte für die Gehaltsfindung

Ein klassisches Gehaltsband besteht aus drei Ankerpunkten:

• Das Minimum ist der Einstiegswert für jemanden, der die Mindestanforderungen der Rolle erfüllt. 
• Der Midpoint orientiert sich am aktuellen Marktdurchschnitt und stellt die Vergütung für eine voll qualifizierte Fachkraft mit guter Leistung dar. 
• Das Maximum markiert die Obergrenze für Experten mit entsprechender Berufserfahrung in dieser spezifischen Rolle.

Bei der Erstellung sollten Sie darauf achten, dass sich die Gehaltsbänder leicht überschneiden. Das erlaubt es Ihnen, eine sehr erfahrene Person in einer niedrigeren Stufe eventuell höher zu bezahlen als einen Anfänger in der nächsthöheren Stufe. Das schafft die nötige Flexibilität im Alltag, ohne das gesamte System infrage zu stellen. 

Welche Kriterien sind für Gehaltsbänder von Bedeutung?

Die wichtigsten Kriterien bei der Festlegung von Gehaltsbändern sind die Komplexität der Aufgaben, die notwendige Qualifikation und der Grad der Verantwortung. Auch die Marktrelevanz einer Position sowie die finanzielle Tragfähigkeit für das Unternehmen spielen eine entscheidende Rolle. 

Entscheidungsgrößen im Detail

• Anforderungsniveau: Welche Ausbildung oder Erfahrung ist zwingend nötig, um eine Position adäquat bekleiden zu können?
• Verantwortung: Welche Auswirkungen haben Entscheidungen dieser Stelle auf den Unternehmenserfolg?
• Führung: Beinhaltet die Rolle die Leitung von Teams oder Budgetverantwortung?
• Marktwert: Was zahlen Wettbewerber für vergleichbare Talente?
• Interne Gerechtigkeit: Steht das Gehalt im Verhältnis zu anderen Rollen im Haus?

Nur wenn diese Faktoren objektiv bewertet werden, wird das System von der Belegschaft als fair empfunden. Ein gutes System zeichnet sich dadurch aus, dass jeder Mitarbeitende versteht, an welchen Stellschrauben sie oder er selbst drehen kann, um in die nächste Gehaltsstufe aufzusteigen.

Checkliste: Gehaltsbänder richtig aufsetzen

1. Schritt: Marktvergleiche vornehmen

Als Datenquelle dienen unter anderem:

• Benchmark-Datenbanken
• Branchenreports
• kununu Gehaltsdaten

2. Schritt: Interne Vergleichbarkeit prüfen

• Rollencluster bilden
• Anforderungen vergleichen
• Verantwortlichkeiten definieren

3. Schritt: Abgestufte Gehaltsbänder festlegen

• Level 1: Einstiegsrolle
• Level 2: eigenständige Fachrolle
• Level 3: Senior / Expert:in
• Level 4: Lead / Management

4. Schritt: Implementierung und Bekanntmachung im Unternehmen

• Schulungen für Führungskräfte
• Aktive Kommunikation mit Mitarbeitenden suchen
• Abstimmungen mit dem Betriebsrat

5. Schritt: Gehaltsbänder laufend prüfen und bei Bedarf aktualisieren

• Jährlicher Marktcheck
• Anpassung bei Inflation und Branchenveränderungen
• Monitoring von Gender-Pay-Gaps

Beispiel für Gehaltsbänder

Nehmen wir an, Sie möchten das Gehaltsband für leitende Positionen in Ihrem Unternehmen, beispielsweise für eine:n Senior Marketing Manager:in, festlegen. Gehaltstransparenz bedeutet dabei nicht, dass jede Person innerhalb eines Gehaltsbandes exakt das Gleiche verdient, sondern dass der Rahmen bekannt ist.

Hier eine beispielhafte Übersicht für ein solches Band (Jahres-Bruttogehalt):

Stufe	Minimum (Einstieg)	Midpoint (Markt)	Maximum (Experte)
Senior Marketing Manager:in	65.000 €	75.000 €	85.000 €

In diesem Beispiel wissen alle Beteiligten: Unter 65.000 Euro wird niemand in dieser Rolle eingestellt. Wer 85.000 Euro erhält, hat das Höchstmaß der finanziellen Entwicklung in dieser Position erreicht. Für weitere Gehaltssprünge wäre dann eine Beförderung in eine andere Rolle mit höherer Verantwortung erforderlich, zum Beispiel zum Head of Marketing.

Dieses Modell erlaubt es Ihnen, individuelle Leistungen innerhalb einer Spanne von 20.000 Euro zu honorieren. Beispiel: Jemand, der seit fünf Jahren hervorragende Ergebnisse liefert, wird näher am Maximum liegen als jemand, der gerade erst in die Senior-Rolle befördert wurde. Die Logik dahinter ist für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar.

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Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Mitbestimmung von Gehaltsbändern?

Bei der Einführung von Entgeltsystemen hat der Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. Da der Betriebsrat ein großes Interesse an fairer und transparenter Bezahlung hat, ziehen beide Seiten bei der Einführung von Gehaltsbändern buchstäblich am gleichen Strang. 

Arbeitgeber:innen sollten dabei folgende Schritte beachten:

• Bei der Einführung von Gehaltsbändern ist in der Regel eine Betriebsvereinbarung erforderlich. 
• Voraussetzungen dafür sind, dass im Unternehmen ein Betriebsrat besteht und kein zwingender Tarifvertrag entgegensteht. 
• Eine gemeinsam erarbeitete Betriebsvereinbarung kann für eine deutlich höhere Akzeptanz in der Belegschaft sorgen. 
• In die Erstellung und Einführung von Gehaltsbändern den Betriebsrat frühzeitig einbinden, um langwierige Konflikte zu vermeiden.

Bei welchen Fragen hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht?

Beachten Sie jedoch, dass der Betriebsrat zwar bei der Struktur mitredet, aber nicht bei der individuellen Gehaltshöhe einzelner Personen im Rahmen der Vertragsfreiheit. Es geht um das „Wie“ der Verteilung, nicht um das „Wie viel“ im Einzelfall bei Neueinstellungen. 

Gehaltsbänder einführen: Voraussetzungen schaffen

Wenn Sie Gehaltsbänder in Ihrem Unternehmen einführen, bildet neben der frühzeitigen Einbindung des Betriebsrates insbesondere die interne Kommunikation einen kritischen Erfolgsfaktor. 

Nichts verunsichert Mitarbeitende mehr als Änderungen an ihrer Entlohnung, über die sie nicht umfassend informiert wurden. Daher sollten Arbeitgeber:innen proaktiv und frühzeitig kommunizieren, warum das System eingeführt wird, wie die Gehaltsbänder ermittelt wurden und was das für den Einzelnen bedeutet.

Schrittweise vorgehen und Ungerechtigkeiten vermeiden

Die Kommunikation und die Einführung sollten idealerweise in Phasen erfolgen. Zuerst informieren Sie die Führungskräfte und schulen diese darin, das System zu erklären. Danach folgt die Information an die gesamte Belegschaft. Seien Sie darauf vorbereitet, dass es „Ausreißer“ geben wird – also Personen, die aktuell über oder unter dem neu definierten Band liegen.

Für diese Fälle brauchen Sie Strategien. Wer unter dem Minimum liegt, sollte schrittweise angepasst werden. Wer über dem Maximum liegt, bekommt oft eine Besitzstandswahrung, wird aber bei künftigen allgemeinen Gehaltserhöhungen eventuell anders berücksichtigt. Gehen Sie hier mit Fingerspitzengefühl vor. Transparenz darf nicht dazu führen, dass sich langjährige Leistungsträger:innen plötzlich abgewertet fühlen.

Checkliste: Gehaltsbänder erstellen und einführen

Sie planen, Gehaltsbänder für Ihr Unternehmen zu erstellen und einzuführen? Damit das Projekt zum Erfolg wird, finden Sie als Checkliste für Ihre Planung die wichtigsten Schritte und Aufgaben im Überblick:

• Projektteam bilden: HR, Geschäftsführung und Betriebsrat an einen Tisch bringen.
• Job-Architektur klären: Alle vorhandenen Rollen auflisten und gruppieren.
• Stellenbewertung (Grading): Jede Rolle nach objektiven Kriterien bewerten.
• Marktanalyse: Aktuelle Gehaltsdaten für die Rollen und Regionen einholen.
• Gehaltsbänder berechnen: Minimum, Midpoint und Maximum für jedes Gehaltsband festlegen.
• Betriebsvereinbarung schließen: Rechtssichere Basis mit dem Betriebsrat schaffen.
• Ist-Soll-Vergleich: Bestehende Gehälter mit den neuen Gehaltsbändern abgleichen.
• Kommunikationsplan: Zunächst Führungskräfte schulen und anschließend die gesamte Belegschaft informieren.
• Anpassungsstrategien: Lösungen für Mitarbeitende mit Altgehältern außerhalb der neuen Gehaltsbänder finden.

Fazit: Gehaltsbänder als strategischer Hebel für Ihre Unternehmenskultur

Gehaltsbänder sind weit mehr als ein technisches Hilfsmittel der Personalabteilung. Diese Ordnung ist eine zentrale Voraussetzung, um der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie entspannt entgegenzusehen. Gleichzeitig stärken Sie damit eine transparente Unternehmenskultur, in der Leistung und Verantwortung eine messbare und faire Grundlage erhalten. 

Die größte Chance liegt in der Strahlkraft nach außen und innen. Bewerbenden signalisieren Sie damit Professionalität und Wertschätzung. Intern fördern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden, da der Einfluss von subjektivem Verhandlungsgeschick bei der Bezahlung schwindet. Die neue gewonnene Transparenz in der Gehaltsfestlegung kann somit wesentlich dazu beitragen, Ihre Mitarbeitenden zu motivieren und Fachkräfte langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.

FAQ: Häufige Fragen zu Gehaltsbänder